コラム
冊子を複数の場所へ届けたいときは？
納品先・部数・日程の伝え方
公開日：2026年11月4日
この記事の要約
- 一か所で受け取るか、各会場へ直送するかを決める。
自分たちで仕分ける人手・場所・時間と、直送の費用・対応可否を比べます。 - 届け先別の部数と、予備を置く場所を伝える。
保管用・予備も含め、内訳の合計が発注する総部数と合うか確かめます。 - 会場が受け取れる日・場所を、使用日とは別に確認する。
宛先・部数・受取希望日・会場の指定を一覧にし、梱包や配送も相談します。
一か所にまとめるか、各会場へ直接届けるか
本部で冊子を受け取り、自分たちで分けて送る方法なら、挨拶状や会場ごとの案内を添えたり、配布直前に部数を調整したりできます。その分、置き場所と梱包する人手、発送の時間が必要です。
同じ冊子を各会場で使い、部数も決まっているなら、印刷会社からそれぞれへ届けてもらう方法も候補になります。本部での詰め直しや持ち運びを減らせる一方、会場ごとに、荷物を受け取れる日や受付場所を聞いておく必要があります。依頼先へ、複数箇所への配送が可能か、費用と日程を含めて相談します。
全部を同じ方法にそろえる必要はありません。遠方の会場分だけ直送を頼み、近くの会場分と予備は本部で受け取る、といった分け方も考えられます。冊子と一緒に別の資料を入れたい場合は、その封入も頼むのか、自分たちで行うのかを伝えましょう。
届け先ごとの部数と、予備の置き場所を決める
「全部で200部、3会場分」と伝えるだけでは、会場ごとの内訳が分かりません。例えば、同じ研修資料を200部作るなら、次のように分けて書けます。
同じ内容の冊子を、3会場と本部で受け取る場合
- A会場
- 80部
- B会場
- 60部
- C会場
- 40部
- 本部保管用5部
予備15部 - 20部
納品先は4か所、合計 200部
部数は説明用の例です。予備の数や置き場所は、実際の配り方に合わせて決めます。
この例では、保管用と予備も200部の中に含めています。「200部に予備を含む」と添えておけば、予備を別に追加する依頼との行き違いを防げます。必要部数そのものを考えたいときは、配布先と予備の数え方も参考にしてください。
予備を本部だけに置くと、当日会場で足りなくなった際にすぐ渡せないことがあります。参加者が増える可能性のある会場には予備を含めておくなど、実際に使える場所へ配分しておくと安心です。
使用日だけでなく、受け取れる日を確かめる
会場へ直接送る場合、催しの当日より前に荷物を預かってもらえるかを確認します。例えば金曜日に使う資料でも、会場が木曜日からしか荷物を受け取れないなら、その条件を依頼先へ伝える必要があります。希望する受取日を伝え、その日に届く手配ができるかを印刷会社と相談しましょう。
届け先の一覧には、次の項目があると相談が進めやすくなります。
- 宛先：郵便番号・住所・建物名に加え、施設名、部署名、受取人、連絡先
- 冊子と部数：資料名や版、届ける部数。内容が複数ある場合は種類ごとの内訳
- 日程：使う日、受取希望日、受け取り可能な曜日や時間帯
- 会場の指定：宛名に入れる催し名、荷物の受付場所など、施設から案内された事項
会場から届いた荷物の送り方の案内があれば、その案内も依頼先と共有できます。時間帯の指定など、配送で対応できる範囲は事前に確かめておきます。
見積りでは、仕分け・梱包・配送まで含めて相談する
一か所へまとめて納品する場合と、複数箇所へ送る場合では、仕分けや梱包、配送の条件が変わります。比べる際は、冊子の仕様と総部数をそろえ、納品先の数と内訳を添えて見積りを頼むと、費用の違いが分かります。一括納品後に自分たちで送る場合は、箱などの資材代や各地への送料も比較に含めます。
本部で一括して受け取り、そのまま各会場へ持っていきたい場合も、「会場ごとに分けた梱包にできるか」「外側から行き先と部数が分かるようにできるか」を相談できます。一箱に何部入るかは、冊子の厚さや重さによって変わります。階段で運ぶ必要があるなど、持ち運びに気になる点があれば伝え、無理なく扱える箱の大きさや重さを相談してみてください。
納品先や部数がまだ変わりそうなら、未定の箇所を一覧に記し、いつまでに確定する必要があるかを聞いておきます。発注後の変更は、発送準備がどこまで進んでいるかによって対応が変わるため、分かった時点で早めに連絡しましょう。
西谷印刷では、冊子の印刷・製本に加え、数量などに応じて納品先の振り分けにも対応しています。ご相談の際は、冊子の仕様・総部数とともに、届け先ごとの内訳と受取希望日をお知らせください。梱包の分け方や費用、対応できる日程を個別にご案内します。
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