コラム
会報の印刷部数はどう決める？
配布先と予備の数え方
公開日：2026年11月2日
この記事の要約
- 配布先ごとに冊数を数え、郵送と手渡しの重複を確かめる。
郵送済みの人にも会場で使ってもらうなら、持参してもらうか、会場用を用意するか決めます。 - 保管用と予備を分けて数える。
予備は、前号の追加希望や残部と、今回の配布予定から考えます。 - 必要数を伝え、迷う部数は候補別に見積りを頼む。
用紙や製本をそろえ、単価と支払う総額の両方を比べます。
1人に1冊か、1世帯に1冊か
まず、1人に1冊か、1世帯に1冊かを決めます。職場や支部へまとめて送る分も、送り先の数ではなく、そこで配る冊数を数えましょう。
名簿に配布方法と冊数の欄を足すと集計しやすくなります。会員のほか、寄稿者や関係団体へ届ける分も含めます。
PDFで受け取る人は、紙も必要かを確かめて数えます。
郵送と手渡しで、同じ人を二度数えていないか
郵送済みの人には会場で渡さない場合、その分を会場用の冊数から差し引きます。保管用と予備も加えた集計例が、次の表です。
1人に1冊ずつ配布。会場参加者のうち10人には郵送で届け、会場では渡さない場合です。
- 郵送する分
- 80冊
- 会場で渡す分参加者30人 − 郵送する10人
- 20冊
- 関係先へ届ける分上の2つに含めていない配布先
- 5冊
- 配布分の合計
- 105冊
- 事務局で保管する分
- 3冊
- 追加の希望・汚損などに備える分追加の希望5冊 ＋ 汚損時の差し替え2冊
- 7冊
今回用意する数 115冊
数字は計算例です。予備の冊数は配布予定に合わせて決めます。
会場でも会報を使う場合は、郵送済みの人に持参してもらうか、会場用を用意するか決めておきましょう。
予備は、使い道と前回の実績から考える
記録として残す保管用と、追加の希望や汚損に備える予備は、分けて数えます。
予備は、前号の追加希望や残部を手がかりに、今回の配布予定に合わせて考えます。残部を数える際は、まだ配り終えていない分を除きましょう。
配布後に追加で渡した数と残部を記録しておくと、次号の部数を考えるときに役立ちます。
迷う部数は、候補を分けて見積りを頼む
集計で115冊必要と分かったら、まずはその数で注文できるかを相談します。120部と150部などを比べる場合は、ページ数・用紙・綴じ方をそろえて見積りを頼みましょう。
部数がまだ決まらない場合は、確定した数と増える可能性がある数を分けて伝え、いつまでに確定すればよいかを相談します。
単価が下がっても、支払う総額は増えることがあります。余った分を使う予定があるかも含めて選びましょう。後から追加する可能性があるなら、その費用と日数も聞いておくと判断しやすくなります。
西谷印刷では、会報などの冊子を小ロットから承っています。必要な部数と納品希望日をお知らせください。原稿や仕様に合わせてご案内します。
あわせて読む：少部数印刷と印刷方式の考え方 ／ 冊子印刷を相談する前の準備