コラム

会議・研修資料の印刷、
社内と外注はどう選ぶ？

公開日：2026年10月30日

この記事の要約

• 社内印刷は、配れる状態にするまでの作業量で考える。
  印刷だけでなく、紙の補充・綴じ・部数の確認にかかる人手と時間も見込みます。
• 外注の相談には、原稿が固まる日と手元に欲しい日を伝える。
  原稿完成前でも、予定のページ数・部数から日程を相談できます。
• 費用は、印刷・綴じ・配送を含む同じ条件で比べる。
  何部から外注がお得かは一律に決まらず、社内で確保する人手と時間も判断材料になります。

同じ100部でも、ページ数で作業量は変わる

「100部なら社内で刷れそう」と思っても、4ページの資料と20ページの資料では、必要な紙の枚数が違います。A4の原稿を縮小せず、A4用紙の両面に1ページずつ印刷する例で比べてみましょう。

1部あたり4ページ

紙2枚 × 100部

200枚の紙

1部あたり20ページ

紙10枚 × 100部

1,000枚の紙

印刷する全ページを含めた計算例です。折らずに重ねる資料を想定し、試し刷りや予備の紙は含めていません。

この例では、部数は同じでも紙の枚数は5倍です。20ページの資料なら、10枚を一組にしたものを100組用意することになります。印刷した面の数は2,000面です。

紙の補充や出力した束の取り出しに加え、ページ順、印刷の抜け、必要な部数がそろっているかを見る時間もかかります。前回の記録があれば、複合機を使っていた時間と、綴じたり数えたりした作業時間を分けて見てみましょう。共用の複合機なら、ほかの業務で使う時間も含めて予定を立てます。

複合機で済む作業と、手作業になる部分を確かめる

社内の複合機に、ページ順に1部ずつ出す機能やホチキスで綴じる機能があれば、資料づくりの負担は変わります。使える機能と、綴じられる枚数・用紙は機種や装備によって異なります。

試しに1部を仕上げると、両面の向きや綴じ位置を見ながら、手作業になる部分も分かります。時間を見積もる際は、最初の設定にかかる時間と、1部ごとに繰り返す作業を分けてみてください。

厚い資料を一冊にまとめたい、表紙を付けて繰り返し使いたい、といった希望も外注を考えるきっかけになります。仕上げ方の違いは、中綴じ・無線綴じの選び方で紹介しています。

原稿が固まる日と、手元に欲しい日を分ける

外注を考えるなら、資料を使う日だけでなく、原稿を確定できる日も大切です。原稿が確定してから手元に届くまでに、データの確認、必要な修正や校正、印刷・製本、配送の時間を見込む必要があります。

例えば金曜日の研修に向けて、木曜日に会場へ資料を運ぶなら、金曜日着では間に合いません。会場準備や封入の時間も含め、いつ手元にそろっていればよいかを伝えます。対応できる日程は、原稿の状態や仕様によって変わります。

原稿が完成するまで相談を待つ必要はありません。予定のページ数と部数、原稿がそろう見込みを伝え、間に合う進め方を相談できます。本文や表紙の制作も頼む場合は、その作業時間を含めます。

直前まで決まらない情報が一部にあるなら、その部分を別紙にして当日添える方法も候補です。ただし、全員へ一式を渡せるか、本文から参照するときに分かりにくくならないかも考えます。資料全体を一冊にまとめる必要がある場合は、原稿の締切から調整しましょう。

費用は、配れる状態までの同じ条件で比べる

社内印刷の費用は、使う紙と複合機の契約に応じた印刷料金などから見積もります。両面印刷は紙の枚数を減らせますが、印刷する面の数は減りません。料金が何を単位に計算されるかは、契約内容で確かめます。

外注の見積りは、印刷のほかに、綴じる作業、表紙、配送、データの修正や制作がどこまで含まれているかを見ます。社内では綴じるところまで行うのに、外注側は印刷だけの金額を比べていないか、条件をそろえることが大切です。

金額を比べたうえで、社内で何時間を確保する必要があるか、その時間をほかの準備に使いたいかも考えてみてください。「何部から外注がお得」と一律には決められません。少部数でも仕上げに手間がかかる資料もあれば、社内の設備でまとめて処理できる資料もあります。

西谷印刷では、印刷用PDFからの印刷・製本に加え、Word・PowerPointなどの原稿から本文や表紙を制作するご相談も承っています。社内印刷と迷っている場合は、今の原稿や前回の資料をもとに、任せたい作業と必要な日をお知らせください。

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