コラム

冊子に載せるExcelの表、
1ページに収まらないときは？

公開日：2026年10月14日

Excelで作った活動一覧や収支表を、会報・報告書に載せたい。印刷プレビューを見ると、右端の列が次のページにはみ出している。そこで「1ページに収める」を選んだら、今度は文字が小さくなりすぎた――そんなときは、表のどこが収まらないのかを分けて考えると、直し方が見えてきます。

冊子づくりでは、Excelの表やWordに配置された表をそのまま使う場合も、InDesignなどのレイアウトソフトで表として組み直す場合もあります。まずは、原稿の表をどのように使う予定か、制作担当者と確認しておくとよいでしょう。

ここでは、表をそのまま載せる場合のExcelの整え方と、組み直しを依頼する場合の準備をご紹介します。

そのまま使う表は、サイズと印刷範囲を整える

Excelから出したPDFをそのまま冊子に載せる場合は、用紙サイズを冊子の仕上がりサイズに合わせておきます。A5冊子に載せるのにA4のまま調整すると、あとで縮小したときの読みにくさを見落としやすくなります。

以下の操作例は、Windowsのデスクトップ版Excelを想定しています。まず、印刷するセルの範囲を確認します。集計用の補助列や作業メモ、表の外の空白まで含めていないでしょうか。掲載する表と必要な注記のセルを選び、「ページ レイアウト」→「印刷範囲」→「印刷範囲の設定」と進むと、印刷する部分を指定できます。元の集計データを削除する必要はありません。

冊子用に列幅や配置を変える場合は、元ファイルを残して別名で保存しておくと安心です。合計欄や「単位：円」などの注記まで、範囲に入っているかも見ておきましょう。

横に広い表は列を整理し、縦に長い表はページを分ける

右端の列だけがはみ出すなら、まず列幅を確認します。短い数値しか入っていない列に、大きな余白が残っていることもあります。長い項目名はセル内で折り返し、列幅と行の高さを調整する方法もあります。

それでも横幅が足りない場合は、項目のまとまりごとに表を分けることを考えます。たとえば、活動ごとの「実施内容」と「費用」を別の表にする形です。分けた両方の表に活動名や番号を残すと、どの行が対応するかをたどれます。比較したい数字が離れてしまわないかも確認してください。

一方、行数が多くて下へ続く表は、無理に一枚にまとめず、複数ページに分ける方法が向いています。「ページ レイアウト」タブの拡大縮小印刷で、幅を「1ページ」、高さを「自動」にすると、横幅を収めながら、縦は必要なページ数に分けられます。

高さまで「1ページ」にすると、長い表も一枚に入るように縮小されます。ページ数を減らしたいときでも、読む人が数字を追える大きさかどうかを優先しましょう。設定の名称や位置は、ExcelのバージョンやOSによって異なります。

続きのページにも、表の見出しを入れる

二ページ目に数字だけが並んでいると、何の数字なのかを確かめるために前のページへ戻ることになります。「日付」「活動名」「会場」などの見出し行は、続きのページにも入れておきたいところです。

Excelでは「ページ レイアウト」から「印刷タイトル」を開き、繰り返す行として見出しの行を指定できます。画面をスクロールするときに使う「ウィンドウ枠の固定」とは別の設定です。

1ページ目

日付	活動名	会場
4/10	総会	集会室
5/15	講習会	会議室

⋮

2ページ目（続き）

日付	活動名	会場
9/12	交流会	集会室
10/8	見学会	資料館

⋮

見出しを付けたら、ページの区切れ目も見ます。まとまりの最後にある小計だけが次のページへ送られていないか、注記と対象の表が離れていないかを確認すると、読み間違いを減らせます。

調整ができたらPDFにし、最初から最後まで開いて確認します。右端の列が欠けていないか、折り返した文字の下側が隠れていないか、続きのページに見出しがあるかを見てください。冊子の仕上がりサイズで試しに印刷すると、画面の拡大表示では気づきにくい読みづらさも分かります。

表の組み直しは、元の原稿から相談できる

冊子の本文と書体をそろえたい、表の項目が多くて配置から考えたい。こうした場合は、DTP制作の際にInDesignの表として組み直す方法があります。原稿の内容をもとに、文字の大きさや列幅、ページの分け方を冊子の紙面に合わせて整えます。

組み直しを依頼するなら、Excel上で掲載用の形まで仕上げる必要はありません。元のExcelや、表を配置したWord原稿からご相談いただけます。現在の見え方が分かるPDFもあれば添え、掲載したいシート・表の範囲、残したい項目をお知らせください。

西谷印刷では、冊子の本文や図表のレイアウトを整える組版・DTP制作を承っています。冊子のサイズや表に使えるページ数は、決まっている範囲でお知らせください。原稿の状態とご希望を伺い、制作する範囲をご案内します。

あわせて読む：A4原稿をA5冊子にするときの縮小と組み直し ／ 白黒印刷でグラフを見分けやすくするには

参考：Microsoft サポート「ワークシートの拡大/縮小」、「ワークシートの印刷範囲を設定またはクリアする」、「印刷される各ページで特定の行または列を繰り返す」