複写伝票のサイズはどう決める？
記入欄と保管方法から考える

「何を書くか」に加えて「どれだけ書くか」も確認

日付、宛名、品名、数量、金額など、必要な項目を書き出します。住所や長い品名が入る欄は、項目名が短くても広い場所が必要です。明細を何行使うか、社印をどこに押すかも含めて考えます。

たとえば、数量は数桁なのに品名と同じ幅を取っているなら、品名欄を広げられるかもしれません。下の図は、用紙を大きくせず、欄の幅を振り分け直す例です。

各欄を見直しても収まらない、明細の行数を増やしたい、といった場合は用紙を大きくする案と比べます。横に並ぶ項目が多いなら横向き、明細を縦に多く並べたいなら縦向きも候補です。

実寸の紙に、普段の書き方で記入する

画面上で収まっていても、手書きすると窮屈なことがあります。候補のレイアウトを実際に使う大きさで印刷し、長めの宛名や品名を書いてみてください。印刷時に自動で縮小されていないか、紙の縦横を測っておくと確実です。

机の上で書く、クリップボードに挟んで持ち歩くなど、普段の使い方でも試します。書けるかだけでなく、記入後に数量や金額を拾いやすいか、訂正する場所が残るかも見ておきましょう。

封筒やファイルへ収まるか、最後まで試す

相手へ渡す用紙は、使う封筒や他の書類に重ねてみます。社内控えは、ファイルや保管箱へ。読み取りに使う複合機・スキャナーがあれば、その用紙サイズに対応しているかも確認します。

ミシン目付きの伝票は、冊子全体と切り離した後では大きさが異なります。相談時には「切り離した後の用紙を、このファイルに収めたい」と伝えると明確です。綴じしろや穴あけで記入欄が狭くならないかは、ミシン目・穴あけの図も参考にしてください。