コラム

防災訓練の案内文と記録用紙はどう作る？
安否確認カードを使うときの基本項目

公開日：2026年7月31日 ／ 更新日：2026年10月20日

この記事の要約

• 住民用の案内文と、担当者用の記録用紙を分けて用意する。
  掲載PDFを団体の計画に合わせ、日時・掲示場所・行動・連絡先を記入して使います。
• 記録は掲示状況と、引き継ぎに必要な項目に絞る。
  未掲示だけで救助が必要と判断せず、訓練で決めた方法に沿って扱います。
• 使う人に合う記録方法を選び、保管と共有の範囲も決める。
  スマートフォンで入力する場合も紙を予備にし、情報は必要以上に集めません。

案内文は、日時・場所・行動を見つけやすく

実施日、カードを出す時間、掲示場所は、文章の中に埋め込まず、独立した欄にすると探しやすくなります。対象世帯、終了後の片付け方、問い合わせ先も必要です。参加できない人や掲示が難しい人には、連絡方法と期限を示します。

説明は短い文に分け、文字を小さくして詰め込まないようにします。実際の大きさで印刷し、日時や掲示場所をすぐ見つけられるか確かめましょう。

カードを出す手順は、「取り出す」「指定された面を表にする」「決めた場所へ掲示する」「終了後に片付ける」のように、行動の順番で示します。訓練ではカードの記入欄を空欄のまま掲示することや、実災害時は地域・建物の防災計画に従うことも明記します。

見回り中に書く項目を絞る

見回り中に記録する基本項目は、世帯や部屋を識別する番号、掲示の有無、SAFE・SOSの表示面、確認時刻、連絡の要否、備考です。氏名などを入れなくても運用できる場合は、部屋番号や管理番号を使い、個人情報を必要以上に集めない形にします。

SOS、未掲示、連絡が必要な記録を、誰へ、どの方法で引き継ぐかも訓練前に決めておきます。未掲示だけで安否不明や救助が必要と判断せず、訓練で決めた連絡方法に沿って扱います。

掲載している記録用紙は、1枚8件分です。たとえば担当が20世帯なら3枚を用意し、「用紙No.」に通し番号を書いておくと、回収後もそろえやすくなります。文字や記入欄を縮めて1枚へ詰め込むより、担当範囲に合わせて必要枚数を印刷しましょう。

紙とデジタルの使い分け

見回りは紙に慣れた人が担当し、集計だけをデジタルに慣れた人へ任せる分担もできます。使う道具を全員にそろえてもらうより、無理なく続けられる方法を選びましょう。スマートフォン入力の場合も、通信や端末の不具合に備えて紙の予備を持ちます。

記録には世帯や部屋を識別する情報が含まれます。紙を受け取る人や保管場所を決め、デジタルでは閲覧・編集できる人を必要な運営者に限ります。保存する項目と保管期間に加え、期間後の紙の処分方法、データの削除時期も決めておきます。

訓練全体の流れは「安否確認カードを防災訓練でどう使う？　準備から振り返りまで」で紹介しています。カードの仕様や無料サンプルは「災害時安否確認カード」の商品ページをご覧ください。

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