コラム
防災訓練の案内文と記録用紙はどう作る？
安否確認カードを使うときの基本項目
公開日：2026年7月31日
安否確認カードを使う防災訓練では、住民へ渡す案内文と、見回りで使う記録用紙を用意します。ただし、情報を詰め込みすぎると読む人も運営する人も迷います。年齢やデジタル機器への慣れにかかわらず参加しやすいよう、紙だけでも進められる形を基本にすることが大切です。この記事では、必要事項を書き込んで使える2種類のPDFテンプレートも用意しています。
資料づくりの基本
- 案内文は、日時・掲示場所・当日の行動を大きな文字で示す
- 記録用紙は、見回り中に必要な項目だけに絞る
- デジタル集計を使う場合も、紙で続けられる方法を残す
案内文は「何をするか」が一目で分かる形にします
案内文には、実施日、カードを出す時間、対象世帯、掲示場所、終了後の片付け方、問い合わせ先を入れます。参加できない人、当日不在の人、掲示が難しい人の連絡方法と期限も示します。説明は短い文に分け、見出しと本文の文字を大きくします。日時や掲示場所は、本文に埋め込まず、記入欄として独立させると探しやすくなります。
カードを出す手順は、「取り出す」「指定された面を表にする」「決めた場所へ掲示する」「終了後に片付ける」のように、行動の順番で示します。訓練ではカードの記入欄を空欄のまま掲示することや、実災害時は地域・建物の防災計画に従うことも明記します。
見回り記録は項目を増やしすぎないことが大切です
見回り中に記録する基本項目は、世帯や部屋を識別する番号、掲示の有無、SAFE・SOSの表示面、確認時刻、連絡の要否、備考です。氏名などを入れなくても運用できる場合は、部屋番号や管理番号を使い、個人情報を必要以上に集めない形にします。
SOS、未掲示、連絡が必要な記録を、誰へ、どの方法で引き継ぐかも訓練前に決めておきます。未掲示だけで安否不明や救助が必要と判断せず、訓練で決めた連絡方法に沿って扱います。
記入欄を大きくすると書きやすくなります。1枚に多くの世帯を詰め込まず、必要な枚数を印刷して担当範囲ごとに分ける方が、見回り中の読み違いや記入漏れを減らせます。
紙とデジタルは、運営する人に合わせて選びます
3つの運用例
- 紙だけ：見回り担当が記録用紙へ手書きし、終了後に紙を集める
- 紙＋デジタル：現場では紙を使い、集計担当がGoogleフォームや表計算へ入力する
- スマートフォン入力：見回り担当がその場で入力し、紙を予備として持つ
全員が同じ方法を使う必要はありません。スマートフォンを使える人が集計を担当し、見回りは紙に慣れた人が行う分担もできます。デジタルで集計する場合は、閲覧・編集できる人を必要な運営者に限り、保存する項目と保管期間を先に決めます。保管期間が終わった後の紙の処分方法とデータの削除時期も決めておきます。通信や端末の不具合があっても訓練を止めないよう、紙の予備を残しておくと安心です。
大きな文字のPDFテンプレートを用意しました
案内文はA4縦、見回り記録用紙はA4横で作成しました。案内文は当日の行動を4段階に分け、記録用紙は1枚8件として、文字と記入欄を大きくしています。団体の防災計画や建物の状況に合わせて、空欄へ必要事項を記入してご利用ください。
訓練全体の流れは「安否確認カードを防災訓練でどう使う？ 準備から振り返りまで」で紹介しています。カードの仕様や無料サンプルは「災害時安否確認カード」の商品ページをご覧ください。