コラム

印刷データの修正指示はどう伝える？
ページ番号・修正箇所・最新版の整理

公開日：2026年7月22日

印刷物の文章差し替えや写真変更、位置調整を依頼するとき、修正内容そのものが正しくても、対象ページや使用するファイルが曖昧だと、どこを直すのか分からなくなることがあります。複数ページの冊子や、修正版が複数あるデータでは、特に整理が必要です。

修正指示の形式は、PDFへのコメント、画面のスクリーンショット、内容確認のために印刷した紙、文章の一覧などさまざまです。この記事では特定の方法を必須とせず、修正箇所と完成後の状態を伝えるための基本を整理します。

この記事でわかること

修正するファイルと最新版を最初に示します

最初に、どのファイルに対する修正なのかを明記します。似た名前のファイルや修正版が複数ある場合は、ファイル名だけでなく、作成日や「今回修正するファイル」といった説明も添えると区別しやすくなります。

印刷に使うデータ、差し替え画像、確認用PDFなどをまとめて送る場合は、それぞれの役割も明記します。どのファイルを修正に使用するのか、どのファイルが仕上がりの見本なのかが分かると、取り違えを防ぎやすくなります。

複数ページのデータでは、ページ番号だけでなく、ページ内の場所も一緒に示します。「4ページ右下の案内文」「表紙の写真下にある見出し」のように、周囲の要素を手掛かりにすると修正箇所を特定できます。

PDFを開いた画面に表示されるページ番号と、印刷物に記載されたページ番号（ノンブル）が一致しない場合もあります。その場合は「PDFの6ページ目／印刷物では4ページ」のように、どちらの番号か分かる書き方にします。ページ番号がないチラシやカードなどでは、表面・裏面や上下左右を明記します。

修正箇所を特定するための3つの情報

PDFの6ページ目

右上の見出し 4

印刷物では4ページ

文章を差し替えるときは、現在の文と新しい文を分けて書きます。「お問い合わせの文を変更」のような説明だけでは、どこまで置き換えるのか、句読点を残すのかが分かりません。削除する範囲と、差し替え後に入れる文章をそのまま示します。

修正指示の書き方例

写真の位置、図形の大きさ、余白などを変更するときは、文章だけでなく、画面のスクリーンショットや、内容確認のために印刷した紙（校正紙）へ印を付ける方法があります。移動元と移動先を矢印で示す、差し替える写真を枠で囲むなど、どの要素をどの方向へ動かすのかを一つの見本の中で示します。

ただし、手書きの矢印や囲みだけでは、最終的な大きさや余白まで分からない場合があります。「写真を見出しの幅に合わせる」「上の余白と同じ間隔にする」など、仕上がりの基準も文章で補います。図は完成データの代わりではなく、変更内容を説明する資料として使います。

PDF上の対象箇所へ直接コメントを付けると、修正する位置と内容を同じファイルで示せます。Adobe Acrobatには、文章へのハイライト、一般コメント、テキストの挿入指示などを追加する機能があります。

PDFコメントの利用は必須ではありません。コメントを付けたPDF、印を付けたスクリーンショット、ページごとの修正一覧など、どこをどのように直すのかが分かる方法を選びます。複数の方法を併用する場合は、同じ内容を重複して指示していないかも見直します。

最後に、修正一覧に書いたファイル名と、実際に添付したファイルが一致しているかを見直します。あわせて、ページ番号の記載漏れや、差し替え画像の添付漏れがないかも確認します。すでに修正が終わった箇所を一覧に残す場合は、「対応済み」と記載し、今回新たに直してほしい箇所と区別します。

印刷用データをどこまで直してから送るか、どの形式で指示をまとめるかは案件によって異なります。ファイルが多い場合や、どこまで修正を依頼すればよいか分からない場合は、現在のデータと希望する仕上がりを添えてご相談ください。

修正指示は、形式を一つに決めることよりも、どのファイルの、どの箇所を、どのように直し、どのファイルを最新版として使うのかが分かることが重要です。文章と図を使い分け、送るファイルと修正指示を最後に照らし合わせると、修正の意図を共有しやすくなります。

参考にした公式情報