コラム

複数人分の名刺をまとめて注文するときは？
氏名・変更点・部数のまとめ方

公開日：2026年11月11日

名刺の在庫が減った人に加え、異動で肩書が変わる人、新しく入社した人の分も注文する。担当者がまとめて手配すると、同じ会社の名刺でも依頼内容は少しずつ違います。社内のメールやメモをそのまま転送する前に、人ごとの注文内容を一つの一覧にまとめておくと、作成漏れや取り違えを防ぐ助けになります。

一人ずつ「変更点」と「注文枚数」を結びつける

「3人分、合計400枚」だけでは、誰の名刺を何枚作るのか伝わりません。氏名に加えて、前回から変えるところと、今回注文する枚数を記します。変更がない人も「変更なし」と書いておくと、記入漏れとの区別がつきます。

Excelなどで作る場合は、一人につき一行にまとめます。氏名・部署・肩書・メールアドレス・変更内容・注文枚数を別々の列にすると、誰の情報かを見比べやすくなります。読み仮名や英字表記、直通電話などを名刺に載せる場合は、その欄も用意しましょう。注文に必要な情報だけをまとめ、社員名簿を丸ごと渡す必要はありません。

修正する人は「肩書変更あり」で止めず、変更後に載せる文字を省略せずに書きます。部署名なら「営業部」を「営業企画部」にする、といった形です。別の人の原稿をコピーして新しく作る場合は、メールアドレスや直通電話の直し忘れにも気をつけましょう。

会社名や住所は、今回の共通原稿を決めておく

会社名、住所、代表電話、Webサイト、ロゴなど、全員に共通する情報は、今回使う内容をまとめて渡します。支店や部署で住所・電話番号が違う場合は、どの人にどの情報を使うのか、一覧に追記しておきましょう。

前回の名刺を見本にするときは、表面だけでなく裏面も確かめます。表面の氏名は新しくても、裏面の事業紹介やQRコードの案内先が古いまま、ということも考えられます。共通情報を変える場合は「今回注文する全員分の代表電話を変更」のように、修正する範囲も添えます。

印刷会社には、現在使っている名刺の見本や、分かれば前回の注文時期を伝えてください。文字や配置を修正できる元のデータが手元にない場合は、その点も伝えます。前回のデータの保管状況も含め、見本から作り直す必要があるかを依頼先へ確かめましょう。

本人が見る項目と、まとめ役が見る項目を分ける

印刷前に内容や配置を確かめる「校正」では、本人に氏名の漢字・肩書・英字表記・連絡先を見てもらいます。まとめ役は会社の共通情報と、注文する全員分の見本がそろっているかを確かめます。確認の分担を決めておくと、「誰かが見ているはず」という抜けを減らせます。

特に氏名は、「高」と「髙」などの違いも含め、本人が使う表記と照合します。メールアドレスは見慣れた並びでも、一文字ずつ読んでみてください。部署名や肩書が長い人の名刺は、文字が詰まりすぎていないかも見ておきたいところです。

修正を返す際は、名刺の氏名を添え、社内から集まった指示を一つにまとめます。修正版が届いたら、直した箇所とその周囲の配置を再確認します。印刷へ進めてよいかは、対象の氏名を添えて返答しましょう。一部の人が確認中なら、「山田さんの分は確認中のため、まだ印刷しないでください」のように伝えます。指示の書き方は、修正箇所を伝えるときの要点にもまとめています。

使い始める日と、人ごとの枚数を合わせて相談する

使い始める日から、社内で配る時間も見込んで希望する納品日を決めます。人数と各人の枚数、届け先、用紙や片面・両面の希望も合わせて伝えましょう。特定の人だけ先に必要なら、「全員分を同じ日に受け取りたい」のか「先に必要な人の分を分けたい」のかも、注文時に相談しておきましょう。分けて制作・発送できるか、費用や日程がどう変わるかは、個別の確認が必要です。

西谷印刷では、名刺のデザインから印刷までご相談いただけます。今お使いの名刺と、人ごとの注文内容をまとめた一覧があれば、合わせてお知らせください。用紙や仕上がりの希望が決まっていなければ、見本と変えたい点からお聞かせください。

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