コラム

会報を紙とPDFで配るには？
印刷用と配布用で見直すこと

公開日：2026年11月9日

この記事の要約

会員には冊子を送り、同じ会報をホームページでも読めるようにしたい。そんなとき、印刷に使ったPDFをそのまま掲載してよいか、迷うことがあります。配る相手と見せ方を分けて考えると、必要な準備が見えてきます。

まずは、PDFを会員だけに送るのか、誰でも見られるWebページへ載せるのかを決めます。会員向けに載せた写真や個人の連絡先がある場合、同じ内容を広く公開してよいか、掲載に関わる人と確かめておきましょう。

例えば、紙の会報には行事の担当者の個人電話番号を載せ、Web配布版では団体の問い合わせ先に変える、といった分け方もあります。内容を変えるなら「4ページの連絡先はWeb配布版だけ変更」のように、違いを一つの一覧に残しておくと、後の確認に使えます。

会員向けのPDFをWebに置く場合は、URLの案内だけで閲覧者を限定できるとは限りません。会員だけに見せたいなら、掲載先の閲覧制限も含めてWeb管理者へ相談します。

印刷用PDFには、裁断位置を示す目印（トンボ）や、仕上がりの外側まで延ばした絵柄（塗り足し）が付く場合があります。読者へ配るPDFは、こうした目印を付けず、冊子の仕上がりサイズに合わせて用意すると見やすくなります。印刷用の設定は依頼先の指定に従い、配布用とは分けて用意します。

配布前に見る4つの点
見るところ	配布用PDFで確かめること
ページの外側	印刷用の目印や、仕上がりの外側の絵柄が見えていないか。
文字・ページ表示	スマートフォンでも本文を追えるか。左右2ページを一つにしたPDFなら、1ページずつの表示も検討する。
ファイル容量	掲載先や送付方法の容量制限に収まるか。軽くした後も、写真や表の細かな文字が読めるか。
リンク	申込先や問い合わせ先を押して開けるか。QRコードだけの案内になっていないか。

容量を小さくするために画像を圧縮しすぎると、写真や図表がぼやけます。「何MB以下ならよい」と一律に決めず、実際に配るPDFを開き、使う画面で読みやすさを確かめましょう。

紙では左右のページを続けて読めても、スマートフォンでは小さく見えることがあります。1ページずつ表示しても読みにくければ、文章量や段組みを含む調整が必要か、制作の段階で相談します。目次やリンクの工夫は、読みやすいPDF資料の要点でも紹介しています。

配布用PDFを早めに作っておくと、その後に直した人名や数字が反映されないことがあります。紙面の文字やレイアウトを確かめる校正が終わったら、配布用PDFにも最後の修正を反映します。

実際に送付・掲載するファイルを開き、号数・発行年月・ページ順と、最後に修正した箇所を確かめましょう。紙とPDFで内容を変えた場合は、先に作った違いの一覧とも照合します。印刷用と配布用は保存先やファイル名で区別し、校正途中のPDFと取り違えないようにしましょう。

印刷を始めた後に誤りが見つかったときは、PDFだけ直して終わりにせず、紙の会報を受け取る人へも訂正をどう知らせるか考える必要があります。紙の会報への対応は、印刷会社へ進行状況を確かめて相談します。Webに掲載済みなら、掲載担当者へPDFの更新も依頼しましょう。

見積りや制作の相談では「冊子を印刷したい」に加えて、PDFの配布先と必要な時期も伝えておきます。「冊子は会員へ郵送し、PDFは同じ日にWebで公開したい。個人の連絡先はWeb版だけ変更したい」のように伝えると、二つの版に必要な作業を相談できます。

印刷の見積りに、配布用PDFの作成やリンク設定まで含まれるかは依頼内容によって異なります。作成するファイル、修正する範囲、費用、受け取れる日を合わせて確かめておきましょう。

西谷印刷では、会報の本文・表紙の制作から印刷・製本までご相談いただけます。紙とPDFの併用をお考えの場合も、原稿や前号をもとに、必要な制作範囲をお聞かせください。

参考：Adobe PDF書き出しオプション（ページ・見開き、圧縮、トンボと裁ち落とし、リンクの設定）。2026年10月26日確認。