コラム
見てもらえるPDF資料の作り方
会社案内・商品カタログを
送る前に整えたいこと
公開日：2026年5月19日
会社案内や商品カタログ、営業資料をPDFで送るとき、つい「PDFにした時点で完成」と考えてしまうことがあります。けれど、PDFは送れることと読んでもらえることが同じではありません。
相手は忙しく、最初から最後まで丁寧に読んでくれるとは限りません。必要な情報だけを探す人もいれば、スマートフォンでざっと確認する人もいます。だからこそ、PDF資料は「読む人が迷わない形」に整えておくことが大切です。
この記事では、会社案内や商品カタログ、営業資料をPDFで送る前に見直したいポイントを整理します。PDFのまま使う場合にも、ActiBookなどで電子ブック化する場合にも、元になるPDFの作り方は重要です。
この記事でわかること
- 送る前に見直したいPDF資料の基本
- 表紙・目次・見出しの整え方
- 問い合わせにつなげるためのPDF設計
PDFは「拾い読みされる」前提で作ります
会社案内やカタログは、作り手としては順番に読んでほしい資料です。ただ、読み手は必ずしも1ページ目から順番に読んでくれるわけではありません。会社概要だけ見たい、商品仕様だけ確認したい、問い合わせ先だけ探したい。そうした読み方をされることもあります。
PDF資料を作るときは、「全部読んでもらう」ことだけを前提にしないほうが現実的です。途中のページから見ても意味がわかるか、見出しだけ追っても内容がつかめるか、必要な情報に戻りやすいか。拾い読みされる前提で作ると、資料全体が見やすくなります。
表紙
何の資料か、誰向けか、いつの資料かを最初に伝える。
目次・見出し
必要な情報を探しやすくし、途中から読んでも迷わせない。
次の行動
問い合わせ、見積り、Webページなど、次に進む先を示す。
表紙で「何の資料か」を伝えます
PDFを開いた瞬間に、何の資料かわからないと、読み手はそこで止まってしまいます。表紙には、資料名、会社名、対象者、発行日や更新日などを入れておくと安心です。商品カタログなら、対象の商品群や用途がわかる表現にしておくと、読み始める理由を作りやすくなります。
ファイル名も意外と大切です。「最新版.pdf」や「資料.pdf」では、保存された後に何の資料かわかりにくくなります。社名、資料名、日付などを入れておくと、受け取った相手があとで探しやすくなります。
目次と見出しで、探せる資料にします
ページ数が多いPDFでは、目次やページ見出しが重要です。読み手は、知りたい情報がどこにあるのかを探しながら読みます。目次があるだけでも、資料全体の構成が伝わりやすくなります。
各ページの見出しも、飾りではなく案内板として考えます。「特徴」「仕様」「導入事例」だけでなく、「短納期に対応しやすい理由」「店頭で使いやすいサイズ」など、内容が少し具体的にわかる見出しにすると、読み手が必要なページを見つけやすくなります。
1ページに詰め込みすぎないようにします
PDFは拡大して読めるため、つい細かい情報を詰め込みたくなります。ただ、情報量が多すぎるページは、最初に見た時点で読む気持ちがくじけてしまいがちです。
1ページには、できるだけひとつのテーマを持たせます。写真、図、説明文、補足情報の役割を分け、余白を残しておくと、画面上でも読みやすくなります。会社案内や商品カタログでは、すべてを本文で説明しようとせず、見出し、写真、短い説明文で流れを作ることも大切です。
読みにくいページ
文字も写真も同じ強さで並ぶ
何を先に見ればよいか判断しにくく、問い合わせ先も埋もれやすくなります。
読みやすいページ
役割ごとに余白を残す
見出し、写真、説明、次の行動を分けると、画面上でも内容を追いやすくなります。
最後に、次の行動を示します
PDFを見た後に、読み手に何をしてほしいのかも整理しておきます。問い合わせてほしいのか、見積りを依頼してほしいのか、Webページで詳しい事例を見てほしいのか。次の行動がわかると、資料は読み物で終わらず、相談や確認につながりやすくなります。
問い合わせ先やURL、QRコードを入れる場合は、最後のページだけでなく、必要な箇所に自然に置くことも考えます。ただし、入れすぎると逆に目立たなくなるため、資料の目的に合わせて絞ることが大切です。
電子ブック化する場合も、元のPDFが大切です
ActiBookなどで電子ブック化する場合も、元になるPDFの見やすさは重要です。電子ブックにすれば、URLで案内しやすくなったり、複数の資料を本棚のようにまとめたりできます。ただし、表紙や見出し、ページ構成がわかりにくいPDFは、電子ブック化しても読みにくさが残ります。
まずPDFとして読みやすく整える。そのうえで、メール添付、Web掲載、電子ブック化、紙の印刷物との併用を考える。順番を分けて考えると、資料の使い道を決めやすくなります。
西谷印刷に相談しやすいケース
会社案内、商品カタログ、営業資料、学校案内、広報誌など、PDFで配布する資料の見せ方に迷っている場合はご相談ください。印刷物として配る前提のデータ作成だけでなく、PDF配布や電子ブック化も含めて、用途に合う形をご提案いたします。