コラム

会報・報告書の原稿をまとめるには？
複数人で作るときの準備

公開日：2026年10月6日

複数の原稿と写真をまとめる場面のイメージです。実際の制作事例ではありません。

会報や年度報告書を作るとき、あいさつ文は代表者から、活動報告は各担当者から、収支の表は会計担当者から届くことがあります。WordやExcel、写真が別々に集まると、何をどうまとめて印刷会社へ渡せばよいか迷うものです。

本文のレイアウトから依頼する場合は、無理に一つのWordファイルへまとめるより、どの原稿をどこに載せたいかが分かることが大切です。集まった原稿をもとに、掲載順と確認状況を整理してみましょう。

まず、載せたい順番を一覧にする

原稿が別々のファイルになっているなら、掲載順とファイル名を一覧にすると全体を把握しやすくなります。たとえば「あいさつ」「活動報告」「収支報告」の順なら、ファイル名の先頭に01、02、03と番号を付ける方法もあります。

レイアウトによってページ数は変わるため、この段階で一つひとつの原稿の掲載ページを決めきる必要はありません。「表紙込みで16ページにしたい」「あいさつは見開きの右側に置きたい」などの希望があれば、一覧に書き添えます。

まだ届いていない原稿は、項目を消さずに「活動報告B：原稿待ち、○月○日ごろ受領予定」のように残すと、冊子全体の予定が伝わります。原稿がそろう時期と納品希望日を伝え、制作日程を相談しましょう。

写真だけがまとめて届くと、どの記事に使うものか分からないことがあります。「活動報告_写真01.jpg」のように名前を付け、原稿にも「ここに写真01、説明文は『会場の様子』」と記しておくと、対応が伝わります。掲載位置に希望がなければ、記事と写真の組み合わせだけでも示しておきましょう。

Wordに写真を貼っている場合も、撮影時のJPEGなどが残っていれば、別ファイルで用意します。貼り付けた画像だけでは、拡大した際の画質が足りないこともあるためです。使いたい写真を選び、候補を複数渡すときは、採用する写真が決まっているか、選んでほしいのかも添えます。

担当者から届いた原稿に、別の人の修正や質問が加わることもあります。送付前に、どこまで確認が済んでいるかを見直します。氏名や数値など、内容を判断できる人の確認が必要な箇所は、その人に確かめておきましょう。

Wordには、文章を追加・削除した箇所を記録する「変更履歴」の機能があります。履歴の表示を隠しても、修正の記録はファイル内に残ります。元のファイルを手元に残し、送付用のコピーでは、内容が決まった修正を「承諾」で採用するか、「却下」で元に戻して整理しましょう。

コメントに残る質問や、まだ決まっていない修正も見直します。「代表あいさつは確認済み、活動報告の参加人数だけ確認中」のように伝えておけば、確定した内容と、あとで変わる可能性がある内容を区別できます。

Wordなどの編集用データに、見た目を確認するためのPDFを添える方法もあります。PDFは送付する原稿と同じ版から作り、文章や写真に違いがないかを見比べておくと安心です。

原稿を送ったあとに修正が出た場合は、各担当者から別々に送るより、窓口の人がまとめて連絡すると行き違いを減らせます。ファイル名に更新日を付けるだけでなく、何を差し替え、どこを変えたかも知らせます。

たとえば「昨日送った『02_活動報告.docx』を今回のファイルに差し替えてください。交流会の参加人数を32名から35名へ修正しました」と伝えると、対象と変更内容が分かります。すでにレイアウト作業が進んでいる場合は、原稿を丸ごと差し替えるか、変更箇所だけを反映するか、印刷会社と進め方を確認します。

原稿の内容を確認する人と、レイアウト後の校正紙を最終確認する人も決めておくと、次に誰へ確認を頼むか迷いにくくなります。校正時の伝え方は、印刷データの修正指示を整理して伝える方法でも紹介しています。