コラム
印刷会社を変更するとき、何を引き継ぐ？
社内報・会報の準備
公開日：2026年9月30日
前号の印刷物と資料を整理するイメージです。
社内報や会報を発行し続けながら、印刷会社を変更することがあります。その際は、前号の仕上がりだけでなく、原稿の集め方や確認の進め方も新しい依頼先に伝えておくと、次号の準備を始めやすくなります。
すべての資料がそろっていなくても、手元にあるものと確認が必要なものを分ければ相談できます。ここでは、依頼先を変えるときに整理したい内容を、社内報・会報を例に紹介します。
前号の見本と、次号の予定をそろえる
まず前号の現物を用意します。仕上がりサイズ、ページ数、製本方法に加え、紙の厚みや手触り、色合いを伝える見本になります。用紙名などの仕様が書かれた資料があれば、一緒に用意すると確認しやすくなります。過去の号で仕様が変わっているなら、次号に近いものを選びましょう。
次に、次号の発行日や配布を始める日、予定部数、納品先を整理します。複数の拠点へ届ける場合は、仕分けの要否と、各拠点に必要な部数も伝えます。日程や数量が未定なら、決まっている範囲と決定予定日を分けて伝えましょう。
手元のデータで、何を使えるか確かめる
前号のPDFがあっても、それだけで次号の編集や印刷を進められるとは限りません。PDFは内容を見せる資料になりますが、文字や写真を差し替えて次号を作るには、制作時の編集用ファイルがあると役立ちます。ここでいう「元データ」は、文字や写真の配置などを変更できる、制作に使ったファイルのことです。
前の依頼先には、受け取れるファイルと、そのデザインや画像を引き続き使える条件を確認します。元データに使われている画像や図版が別のファイルなら、それらもそろっているか確かめましょう。受け取ったデータを新しい依頼先で開いて編集できるか、PDFを印刷に使えるかは、実際のファイルを見てもらって判断します。
元データがない場合も、前号の現物やPDFを見せて、どこから作り直すか相談できます。ファイルの種類や用途が分からなければ、手元に何があるかを伝えるところから始めましょう。
原稿づくりと校正の担当を伝える
同じ社内報でも、社内で印刷用データまで完成させて渡す場合と、原稿や写真を渡してレイアウトから依頼する場合とでは、印刷会社が担当する作業が変わります。前号まで誰が原稿を集め、誰がレイアウトを作り、誰が内容を確認していたかを整理します。
部署ごとに原稿を集めるなら、取りまとめ役と締切も共有します。印刷前に文章やレイアウトを確認する「校正」では、社内で誰が本文や人名・数字を確認し、誰が最終的に印刷を承認するかを決めておくと、確認の行き違いを減らせます。これまでの作業範囲と、今回から変えたい点を具体的に伝えましょう。
発行日から逆算して、校正の時間を確保する
依頼先を変えた最初の号では、紙面の再現方法やデータの使い方を確認する時間も見込んでおきます。発行日や配布日を基に、まず必要な納品日を伝えましょう。そこから印刷・製本・配送にかかる日数を踏まえ、原稿を渡す日、最初の校正を受け取る日、修正を戻す日、印刷を承認する日を相談します。
見た目を前号に近づけたい部分と、今回から変えたい部分も分けておきましょう。確認用のPDFや校正紙が届いたら、次号の原稿と照らして、文字・写真・記事の順序を確認します。見出しの大きさや余白など、引き継ぎたいデザインについては、前号の見本と見比べます。
最初の相談で伝えること
相談の段階では、前号の現物、手元にあるデータ、次号の予定、希望する作業範囲の四つが分かると話を進めやすくなります。そろっていないものがあれば、そのまま伝えてください。確認が必要な点を分けて考えられます。
社内報・会報のような冊子については、冊子のご案内をご覧ください。原稿から紙面を整える作業については、組版のご案内も参考になります。
参考：Adobe 「リンクパネルの概要」（編集用データに配置した画像などの確認）。2026年9月24日確認。