会社移転の挨拶状を作る前に
文面・宛先・発送日の整理

新住所で「いつから何が変わるか」を伝える

引っ越しの日と、新しい場所で業務を始める日が同じとは限りません。「移転日」だけで相手に伝わるかを考え、日付と変更内容を具体的に載せます。

文面は、冒頭の挨拶から移転の報告へ進み、その後に新しい所在地と業務開始日を示します。今後のお付き合いをお願いする言葉で結び、最後に差出人情報を入れると自然です。来訪が多い場合は、最寄り駅や地図を載せるかも検討します。

発送日と、相手に届けたい日は分けて考える

取引先が住所録や請求書の送付先を切り替えられるよう、新住所での業務開始前に届く日程を考えます。先に「届けたい日」を置き、配達にかかる日数、封入、印刷、校正に必要な時間を遡って予定を組みましょう。

住所や電話番号が未確定でも、宛先の整理やカードの検討は先に進められます。印刷会社には未確定の項目と、いつ決まる予定かを伝えておくと、校正や印刷の締切を相談できます。

文面の量に合わせてカードと封筒を選ぶ

短い文面なら単カード、地図や詳しい案内を加えるなら二つ折りカードが候補になります。カードは同じ呼び方でもメーカーや商品によって寸法が異なるため、カードの仕上がり寸法と、封筒に収まるかを組み合わせて確かめます。

封筒には、宛名だけでなく差出人の住所も載せます。移転前・移転後のどちらを印刷するかは、発送時期や郵便物を受け取れる場所に合わせて決めておきましょう。

宛先を確定してから、予備を含む部数を決める

電話やメールですでに移転を知らせた相手でも、正式な挨拶状を送る場合があります。通知済みという理由だけで除かず、今回は誰に挨拶状を送るかを社内でそろえます。同じ会社でも、部署や担当者が違えば別々に送ることがあるため、重複は宛名全体を見て判断します。

宛名印刷を依頼するExcelは、郵便番号・住所・会社名・部署名・氏名などを列ごとに分けます。項目の作り方や敬称、郵便番号の先頭の0の扱いは、宛名印刷用のExcelデータの整え方をご覧ください。

送付件数が決まったら、手渡し分や予備を加えてカード・封筒の部数を決めます。宛名入りの封筒と、宛名を印刷しない予備の封筒は、内訳を分けて伝えると取り違えを防げます。

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