コラム

会社移転の挨拶状を作る前に
文面・宛先・発送日の整理

公開日：2026年9月14日

会社や事務所を移転するときは、新しい住所だけでなく、いつから新拠点で業務を始めるのか、電話番号などに変更があるのかも取引先へ伝える必要があります。これらを一度に案内できるのが会社移転の挨拶状です。

文面だけを先に考えると、宛先の整理や発送日が後回しになりがちです。伝える内容、届ける相手、発送の段取りを分けて準備すると、抜けを防ぎやすくなります。

この記事でわかること

文面には、新住所と業務開始日を明記する

まず、移転の報告、新住所、新拠点での業務開始日を明記します。電話番号、FAX番号、メールアドレスなどが変わる場合は、新しい連絡先と切り替わる日も添えます。相手が迷いそうな場合は、変わらない連絡先も「変更なし」と伝えます。

文面は、冒頭の挨拶から移転の報告へ進み、その後に新しい所在地と業務開始日を示します。今後のお付き合いをお願いする言葉で結び、最後に差出人情報を入れると自然です。来訪が多い場合は、最寄り駅や地図を載せるかも検討します。

挨拶状は、取引先が住所録を更新し、請求書などの送付先を切り替えられるよう、新住所での業務開始前に届く日程を考えます。送付先が多い場合は、社内で宛先を確認する時間も必要です。

業務開始日から発送日を決めたら、そこから文面の確定、レイアウト、校正へと遡ります。印刷、宛名印刷、封入にかかる日数も見込みます。住所や電話番号の確定が遅れる場合は、決まっている項目と未確定の項目を分けておくと、先に進められる準備が分かります。

挨拶状用の2号単カードは約102×154mm、二つ折りカードは展開時約204×154mmが目安です。二つ折りカードは折ると単カードと同じ大きさになり、いずれも162×114mmの洋2封筒に収まります。短い文面は単カード、地図や案内を加える場合は二つ折りというように、情報量から形を選べます。

宛名印刷を依頼する場合、Excelでは郵便番号・住所・会社名など、宛名を構成する項目を列ごとに分けます。部署名、役職、氏名、敬称も別々にしておくと確認しやすくなります。移転をすでに知らせた相手や重複している宛先を除き、印刷件数と、予備を含むカード・封筒の部数を決めます。

印刷を相談するときに伝えたいこと

会社移転の挨拶状では、丁寧な挨拶と同じくらい、新住所、業務開始日、変更する連絡先が見つけやすいことが大切です。送付先と発送日も早めに整理し、相手の住所録や書類の送付先の切り替えに間に合う時期に届けましょう。