複写伝票のナンバリングとは？
開始番号・桁数を決めるときの基本

複写伝票に1組ずつ異なる番号を印刷することを「ナンバリング」といいます。通常は同じ1組の用紙に同じ番号を入れ、次の組で番号を一つ進めます。お客様へ渡した用紙と社内の控えを、切り離した後も同じ番号で探せます。

開始番号は、手元の在庫も含めて確かめる

以前の番号を引き継ぐときは、使い終わった伝票だけでなく、未使用の在庫や別の場所へ配った冊子も見ておきます。今日使った最後の番号から続けると、在庫の番号と重なることがあるためです。

たとえば手元の未使用分が000500まであり、その続きとして100組を作るなら、開始は000501、終了は000600です。途中で番号を飛ばさず、1ずつ増やす場合は、次の式で確かめられます。

6桁で「000001」のように先頭へ0を付けると、番号の長さがそろいます。現在の表記を引き継ぐ場合は、先頭の0や「No.」なども含めた見本を用意してください。対応できる桁数や、文字・記号を組み合わせる方法はご相談ください。

切り離してからも番号が残る位置に

番号は、記入欄や社印欄と重ならず、各用紙で見つけやすい位置へ入れます。ミシン目で切り離す用紙では、渡す側に番号が残るかが大切です。番号が綴じしろ側へ残ってしまうと、外した用紙を番号で探せなくなります。

穴あけや押印で隠れないかも、用紙ごとに見ておきましょう。番号の位置は見本や校正で確認し、ミシン目・穴あけの位置は切り離しと保管から考える加工位置も参考にしてください。

番号と一緒に、発行後の記録も残す

番号は伝票を探す手がかりですが、それだけで発行日や処理状況までは分かりません。必要に応じて、番号、発行日、取引先、処理状況を台帳や業務システムへ記録します。複数の人が伝票を使うなら、誰がどの番号の冊子を持っているかも分かるようにしておくと、問い合わせの際に探しやすくなります。

見本と番号の範囲を添えて相談する

追加印刷なら、今の伝票と次に使いたい番号をお知らせください。初めて作る場合は、番号をどの記録と結び付けたいかも添えると、複写枚数や綴じ方と合わせて相談できます。

• 開始番号・終了番号と必要な組数
• 先頭の0を含む桁数や、引き継ぎたい番号表記
• 各用紙に番号を入れる位置

届いた伝票は、使い始める前に開始・終了番号と組数、1組の各用紙で番号がそろっているかを確かめておくと安心です。