個人情報保護方針

西谷印刷株式会社は、皆様に安心と信頼を頂ける、印刷業務及びそれに付帯する業務および事業の用に供する業務において、皆様の大切な個人情報、個人番号及び特定個人情報(以下「個人情報」)を保護することが、継続的な事業活動の基本であると共に、重要な社会的責務であると認識し、今後も引き続き個人情報の適正な取扱いに努めてまいります。尚、詳細は、「個人情報の取扱いについて」をご覧ください。

1.適正な取得

皆様の個人情報は、ご本人に利用目的をお知らせするとともに、適正な手段により取得いたします。

2.個人情報の利用

皆様の個人情報は、利用目的の達成に必要な範囲において取扱う措置を講じ、その範囲を超えての目的外利用はいたしません。利用目的の範囲を超えて、個人情報を利用する必要が生じた場合は、その旨をあらかじめご連絡し、同意をいただいた上で利用いたします。

3.個人情報の提供

あらかじめ、皆様からの同意をいただいている場合、及び法令等に基づく場合を除き、個人情報を第三者に対して提供いたしません。ただし、個人情報を扱う業務を他に委託する場合があります。この場合、委託先に対する個人情報保護の契約を締結し、適正な取扱いが行われるよう管理・監督いたします。

4.安全管理措置

お預かりした個人情報は、必要な安全管理措置を講じ、漏えい、滅失又はき損等を防止するとともに是正に努めてまいります。

5.法令等の遵守

個人情報に関して適用される個人情報保護法、番号法等の法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守するとともに、本方針並びに社内規程を整備し、適切な運用が実施されるよう管理します。

6.継続的改善

事業内容の変化および事業を取り巻く社会環境・法令・情報技術の変化等に対応して、個人情報取扱体制の見直しを行い、継続的な改善に努めてまいります。

7.苦情及びご相談及び開示等への対応に関すること

個人情報に関する苦情やご相談、及び利用目的の通知、開示、訂正等、利用停止等に関するご質問・お問合せにつきましては、誠実かつ迅速な対応を行うよう努めてまいります。以下のお問合せ窓口までお寄せください。

〔個人情報に関するお問い合わせ先〕

西谷印刷株式会社 営業部
電話番号:03-3630-2007
制定:2019年9月19日
西谷印刷株式会社代表取締役 西谷 毅


個人情報の取扱いについて

当社は、個人情報、個人番号及び特定個人情報の重要性を認識しその保護の徹底を図るため、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守するとともに、個人情報を適切に取り扱うことを宣言します。

1.個人情報の利用目的について

当社は、受託業務(印刷)を主とした事業活動を通じてお預かりした個人情報を次に示す利用目的の達成に必要な範囲内で取扱います。
【直接書面以外取得の個人情報】
①受託業務の利用目的…お客様から受託を受けた印刷業務の遂行
【開示対象個人情報】
①取引先個人情報 利用目的…お取引先からの提案、見積、発注、受入、制作、これらに係る連絡
②従業員情報 利用目的…従業者(在職者及び退職者)の雇用管理(給与・税務管理、健康管理、 年金・保険管理、災害対策及び連絡等)
③従業者の扶養家族情報 利用目的…保険加入、脱退手続、税務管理等に関する業務の遂行
④採用応募者 利用目的…採用応募者への連絡及び採用に関する業務
⑤個人事業主の情報 利用目的…報酬の支払い、支払調書の作成等これらに関する連絡
⑥上記に共通するお問い合わせ、ご相談、クレーム等に関する情報 利用目的…お問い合わせ、ご相談、クレーム等、これらに関する連絡

2.個人情報の開示等について

当社は、本人から開示対象個人情報等について利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止(以下、「開示等」という。)の求めがあった場合には、本人または代理人であることを確認の上、遅滞なく対応しますとともに、次のとおりその手続きを定めます。
①申し出先 開示等の求めは、下記を窓口とし、電話にて請求していただきます。
個人情報に関するお問い合わせ先:営業部  ℡:03-3630-2007
②開示等の求めに際して提出していただく書類等 所定の「開示・停止等依頼書」に必要事項を記入の上、提出していただきます。
③本人または代理人の確認方法
・当社が保有するご本人の個人情報をもって、総合的に判断させていただきます。
・法定代理人の場合は、戸籍謄本等を提出していただきます。
・委任代理人の場合は、委任状を提出していただきます。
④回答方法 本人(又は代理人)の住所宛に、本人限定受取郵便にて回答いたします。
⑤利用目的の通知及び開示に関する手数料とお支払方法 1回の請求ごとに1,600円の(税込)の手数料をお振り込みいただきます。

3.個人情報の取扱い及び個人情報保護に関する苦情・相談窓口について

個人情報の取扱い及び個人情報保護に関する苦情・相談については、下記お問い 合わせ先責任者までお申し出ください。
西谷印刷株式会社 営業部 個人情報保護管理者
〒135-0022 東京都江東区三好2-1-4
TEL:03-3630-2007
2019年9月19日 西谷印刷株式会社

開示等請求に関する規定

1.目的

開示対象個人情報及び特定個人情報の開示等を本人又は代理人から求められた場合の取扱について規定する。

2.責任

個人情報問合わせ窓口担当者及び個人情報保護管理者は関係する従業者を統率し、規定の維持・管理に努め、開示対象個人情報の開示等を本人又は代理人から求められた場合は速やかに対応する責任がある。
特定個人情報については事務取扱担当者以外、作業を行ってはならない。

3.窓口の設置と受付及び確認

(1)窓口
開示対象個人情報の本人又は代理人から個人情報の開示等の請求があった場合の対応のために、個人情報問合わせ窓口を置く。
(2)請求の受付
①本人又は代理人から開示等の請求があった場合は、「開示・停止等依頼書」を窓口に提出することによって受け付けるものとする。
②「開示・停止等依頼書」の提出は、窓口への直接提出、郵送による提出、ファックスによる提出で行う。
③電話による口頭の請求の場合は、本人又は代理人確認を行う。
(3)本人及び代理人の確認方法
①従業者や取引先で本人を既知な場合、直接面接し、依頼者本人であることを確認する。
②来社(本人を既知でない場合)、運転免許証、健康保険証、パスポート、住民票、身体障害者手帳、在留者カード又は特別永住者証明書等の提示
③電話の場合、コールバックをする。
④FAXや郵送の場合、上記②のコピーをもらう。その際、免許証等に本籍地等不要な情報が記載されている部分を塗りつぶす等して送ってもらう。塗りつぶしてない場合は、受け取った窓口担当者が本籍地等不要な情報を塗りつぶす。
⑤他、本人氏名、住所、電話番号、他の属性(生年月日)等と登録情報と照合し、二つ以上が一致した場合。
⑥不審な問合せや開示等請求を受けた場合には、個人情報保護管理者へ連絡し、指示を受ける。
⑦上記以外の方法による確認の希望があった場合、その方法が適切であると判断した場合は、その方法で行ってもよい。

4.利用目的の通知

「開示・停止等依頼書」により、利用目的の通知を求められた場合は、「開示・停止等依頼書」に必要事項を記入し、個人情報保護管理者の承認を得た後、「個人情報開示・利用目的通知書」により、遅滞なくこれに応ずる。ただし、「個人情報保護基本規程A.3.4.2.5 a)~c)のいずれかに該当する場合、又はA.3.4.4.3c)により開示対象個人情報の利用目的が明らかな場合、通知を必要としないが、その場合は、「適用除外申請書」により、個人情報保護管理者の承認を得た後、遅滞なく通知をしない理由を通知する。

5.開示

「開示・停止等依頼書」により、本人から開示請求があった場合(開示対象個人情報が存在しない場合も含む)は、「開示・停止等依頼書」に必要事項を記入し、個人情報保護管理者の承認を得た後、「個人情報開示・利用目的通知書」により、遅滞なくこれに応ずる。ただし、下記a)~c)に該当する場合、その全部又は一部を開示する必要はないが、その場合は、「適用除外申請書」で個人情報保護管理者の承認を得た後、開示を行わない理由を遅滞なく通知する。
a)本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
b)当該事業者の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
c)法令に違反する場合

6.訂正、追加又は削除

「開示・停止等依頼書」により、本人から、開示対象個人情報の内容が事実でないという理由によって開示対象個人情報の訂正、追加又は削除の請求があった場合は、利用目的の範囲内において、必要な調査を行い、「開示・停止等依頼書」に必要事項を記入し、個人情報保護管理者の承認を得た後、開示対象個人情報の訂正、追加又は削除を行ったことを「個人情報訂正等通知書」により、遅滞なく通知する。ただし、訂正等を行わないとした場合も、上記同様個人情報保護管理者の承認を得た後、訂正等を行わない理由を遅滞なく通知する。

7.利用停止又は提供の拒否

「開示・停止等依頼書」により、本人から開示対象個人情報の利用の停止、消去又は第三者への提供の停止請求があった場合は、「開示・停止等依頼書」に必要事項を記入し、個人情報保護管理者の承認を得た後、利用の停止、消去又は第三者への提供の停止を行い、「個人情報利用停止等通知書」により、遅滞なく通知する。
ただし、「個人情報保護基本規程A.3.4.4.5a)~c)に該当する場合、利用停止等を行う必要はないが、その場合は、「適用除外申請書」により、個人情報保護管理者の承認を得た後、利用停止等行わない理由を遅滞なく通知する。

8.開示等通知の期限

「開示・停止請求書」により、開示等請求を受けた場合は、請求書の受付のあった日の翌日から10日以内に「毎々の個人情報の通知書」により通知を行う。ただし、事務処理上の困難その他の理由がある場合は、10日延長できる。この場合、本人に対して期間延長及び延長理由を通知する。

9.手数料

開示対象個人情報の利用目的の通知又は開示等請求を受けた場合は、利用目的の通知又は開示請求1件につき、1,600円の手数料を徴収する。
3日以内に振り込みがない場合は、開示等請求の通知を拒否することができる。
以上

▲TOPへ戻る